Caso de éxito: FAE

El proceso de desarrollo del sistema estuvo a cargo del equipo de Cipax .Durante varios meses, el equipo trabajó en estrecha colaboración con el cliente, el Fondo de Asistencia Educativa (FAE) de la ciudad de Santa Fe, para comprender sus requerimientos específicos y las problemáticas que debían abordarse.

La fase inicial del desarrollo implicó un análisis exhaustivo de los procesos de compra, contratación y pago de bienes y servicios en el FAE. A partir de este análisis, se definieron los requisitos del sistema, asegurándose de que se ajustan completamente a las necesidades.

A partir de las necesidades específicas del FAE desarrollamos una herramienta adaptada para optimizar la trazabilidad y gestión de las solicitudes de asistencia educativa, permitiendo mayor control, eficiencia y transparencia en el uso de los fondos.

Gracias a la automatización de todas las etapas del proceso de compras, desde la solicitud de cotización hasta el pago a proveedores, los tiempos de respuesta se reducen considerablemente. La agilidad en los procesos internos permite una gestión más rápida y efectiva, lo que se traduce en una mejora en la eficiencia operativa de la repartición.

Esto no solo aumenta la productividad y la precisión de las operaciones, sino que también permite a los empleados enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.

Al minimizar la dependencia de individuos específicos, el sistema asegura que los procedimientos se realicen de manera uniforme y confiable en toda la repartición. Esto genero un cambio rotundo en la forma de trabajo, donde antes se tenían varios archivos impresos, ahora se trabaja en sistema conjuntamente en el mismo documento y se mantiene actualizada la información en un mismo lugar, mejorando la comunicación y optimizando las horas de trabajo.

Trabajando conjutamente con los miembros de la organización, brindando procesos de formación continua y asecesoria, no solo en herramientas tecnológicas sino también en las nuevas formas de trabajo. Se logro que el personal este dispuesto y acepte el cambio en su proceso laboral.

Se realizo un análisis de los diferentes procesos de la organización, se redefinieron y se plantearon mejoras para la optimización de los tiempos y recursos utilizados. Se analizaron software disponibles para contar con la información centralizada y mejorar la productividad del equipo.

La eficiencia generada por el sistema tiene un impacto positivo en la agilización de los procesos, desde la solicitud de una institución educativa hasta que se le satisface su necesidad. La reducción de tiempos internos de la repartición contribuye a brindar respuestas más rápidas y satisfactorias a las demandas de las instituciones educativas.